Next Step Training Center

 

   แบบสำรวจ   
ปัจจุบันองค์กรท่านจำเป็นและมีความต้องการฝึกอบรมด้านใด
บริหารจัดการในองค์กร
เทคโนโลยีกับสภาพเปลี่ยนแปลงปัจจุบัน
การตลาดและการขยายตลาดเพื่อการค้า
ธุรกิจ Startups
อื่น ๆ

 

   เข้าระบบ   
ชื่อเรียก

รหัสผ่าน

สมัครสมาชิก
ลืมรหัสผ่าน ?.

   google   
Google


   บทความ: บริหารงานแบบเรียบง่ายสบายใจ   
  • บริหารงานแบบเรียบง่ายสบายใจ

    บริหารงานแบบเรียบง่ายสบายใจ

                        เดือนนี้ได้รับข่าวการเมืองที่ร้อน ๆ ทำให้ไม่ค่อยสบายใจกับผลกระทบที่จะเกิดกับเศรษฐกิจบ้านเรา  แต่อย่างไรก็ตามก็ขอให้เราทำใจให้สบาย ๆ ไว้ก่อนไม่ต้องไปเครียดกับชีวิตให้มาก เครียดมากจะทำให้ปวดได้น่ะค่ะ คิดถึงเรื่องสบาย ๆ ก็นึกถึงบทความของคุณ สมหวัง  วิทยาปัญญานนท์ เรื่องบริหารงานแบบเรียบง่ายสบายใจ อ่านแล้วคิดถึงสมาชิกก็เลยขอนำมาเสนอให้ได้อ่านทุกท่าน

    แนวคิดเรียบง่ายสบายใจ

            การบริหารงานแบบเรียบง่ายสบายใจ (Management By Easy & Enjoy หรือ Mbee ) นี้มีแนวคิดในการบริหารดังนี้

      Ø    ปกติทางธรรมชาติแล้วทุกอย่างจะง่าย ๆ และเป็นไปตามปกติธรรมดา มนุษย์ไปสร้างกฎ เกณฑ์เข้าไปเพิ่ม ทางกฎระเบียบ     

      Ø    แถมยังมีกฎเฉพาะคนอีก เรื่องนี้เลยยากขึ้นไป วิธีการก็คือ ถือว่ากฎระเบียบเป็นแนวทางทำงาน ถ้าล้าสมัยก็ให้เลิกหรือเปลี่ยนแปลงให้เหมาะสมและรวดเร็วขึ้น ทันกาล

      Ø    โดยธรรมชาติแล้วทุกอย่างจะเป็นไปตามกฎความจริงสามอย่าง คือ ทุกสิ่งต้องมีการเปลี่ยนแปลง (Changeable หรือ Uncertainty) ทุกสิ่งมีปัญหาในตัวเอง (Problem Occurrence) และการเข้าควบคุมได้ยาก (Uncontrollable) ดังนั้นการทำงานจะต้องใช้หลักการที่ทำให้ปัญหาหายไป ทำอย่างไรให้งานสนุกไม่น่าเบื่อ ทำให้งานสามารถควบคุมได้เป็นส่วนใหญ่ ทำให้เกิดความรักในงาน “งานคือชีวิต ชีวิตคืองาน บันดาลสุข"

       Ø  ความเรียบง่ายและสบายใจนั้น จะต้องไปด้วยกัน ไม่ใช่ว่ามาแต่โดด ๆ ไม่ใช่มีแต่ความง่ายแต่ทุกข์ใจ

       Ø  การทำงานหนึ่ง ๆ ความเรียบง่ายจะต้องสร้างความสมดุลระหว่างเจ้าของผู้ถือหุ้น กรรมการผู้จัดการ ผู้จัดการส่วน ผู้จัดการแผนก หัวหน้า ผู้ปฏิบัติงาน ผู้รับเหมา ผู้ขายและลูกค้าจะต้องสร้างให้เกิดความรู้สึกว่างานชิ้นนี้ๆมีผลลัพธ์ว่ามันง่าย มันสบายใจดีทุก ๆ คน

       Ø  แนวคิดแบบเรียบง่ายสบายใจนี้ จะเป็นในลักษณะสร้างความพึงพอใจให้ลูกค้า(Customer Satisfaction) แต่ใช้เครื่องมือโดยวิธี Easy & Enjoy โดยคิดว่าความพึงพอใจเกิดจากความง่ายในการเข้าถึง เหมือนน้ำหรือกระแสไฟฟ้าที่ไหลไปในเส้นทางที่ง่ายกว่า และความพึงพอใจนั้นเกิดจากกระบวนการสร้างความสุขสบายกายสบายใจให้ลูกค้าได้

    นิยาม

            เรียบง่ายสบายใจ หมายถึง ในการทำงานหนึ่ง ๆ จะต้องตระหนักอยู่เสมอว่า จะต้องทำอย่างเรียบง่าย งานไหนมันยากก็ให้หาวิธีการทำให้มันง่ายในที่สุด แต่ให้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพเท่าเดิม หรือดีกว่า และต้องไม่ใช้วิธีที่ตนเองง่ายแต่คนอื่นลำบาก ต้องรู้สึกง่ายทุก ๆ คนที่เกี่ยวข้องหลังจากที่งานง่ายแล้ว ให้หาวิธีทำให้งานนั้นมีบรรยากาศที่สนุกไม่น่าเบื่อ เพื่อสร้างความสุขและสนุกกับการทำงาน ในทุก ๆ คน เกิดความรักในงาน ศรัทธาในงาน ศรัทธาในนาย และศรัทธาในองค์กร ในที่สุดต้องทำให้งานนั้นง่ายและสนุกพร้อม ๆ กัน ไม่ใช่ง่ายแต่ทุกข์ใจ ไม่ใช่เป็นพนักงานดีเด่น 2 ปี ซ้อนติดต่อกัน อีกหนึ่งปีต่อมานอนรอความตาย นี่หรือชีวิตคนทำงาน

    การทำให้งานเรียบง่าย 

    1.       ลดกฎเกณฑ์ที่ไม่จำเป็นลงไปบ้าง โดยให้ทบทวนว่ามันยังคงมีความจำเป็นอยู่อีกหรือเปล่า 

    2.     จงพยายามสร้างความซื่อสัตย์ในตัวคน ตัวพนักงาน จงศรัทธาเขาว่าเขาเป็นคนดี และสุดท้ายให้เขาทำงานโดยปราศจากกฏเกณฑ์ที่ส่วนใหญ่สร้างขึ้นมาเพื่อป้องกันคนทุจริต

    3.       ใช้ป้ายบอกชี้บ่งให้ชัดเจนที่หน้างาน จะได้ไม่ต้องจำ 

    4.       ใช้ระบบดูด้วยสายตาให้มากๆ ( Visual Control ) เช่นใช้ขีดบอกระดับ ใช้พัดลมเล็กๆ ดูว่าพัดลมยังเป่าอยู่

    5.     รวมระบบให้เป็นหนึ่งเดียว เช่น ISO 9001, ISO 14001 และ มอก. 18001 ในลักษณะบูรณาการ ตลอดจนทำให้ TQM เป็นเรื่องเดียวกันกับ ISO9001 และ TPM

    6.     มุ่งเน้นไปสู่ Friendly User คือเป็นมิตรต่อผู้ใช้งาน ระบบคอมพิวเตอร์ ไม่ควรยุ่งยาก ระบบไหนยุ่งยากก็ให้หาทางปรับปรุง

    7.       การใช้ป้ายชี้ทาง หรือเส้นสี แสดงเส้นทางไปยังจุดต่าง ๆ ที่ชัดเจนง่าย ๆ 

    8.     อย่าเน้นรายงานยาว ๆ ด้วยหนังสือ จงคุยกันบ้าง และคุยกับพนักงานบ่อย ๆจะได้ลดปริมาณเอกสาร และเหลือรายงานที่เป็นตัวหนังสือน้อยลง 

    9.     เอกสารที่ไม่จำเป็นมาก แต่ดีเหมือนกันที่จะรู้ (Nice to Know ) ให้ใช้แฟ้มเดียวเวียนก็ได้คนถ่ายเอกสารจะได้งานน้อยลง คนที่เวียนมาถึงก็ส่งต่อได้ง่าย มิเช่นนั้นหากได้เอกสารมากองที่โต๊ะก็จะเป็นภาระเคลียร์เอกสาร ( 5 ส )

    10.   รายงานที่ควรทำเป็นหนังสือก็คือ เขียนในลักษณะที่เป็นวิชาการ หรือภูมิปัญญาที่จะนำไปใช้งานต่อไปหรือหนังสือที่เป็นหลักฐานในการอนุมัติตามอำนาจดำเนินการ 

    11.   พบกันบ้างแบบไม่เป็นทางการ เพื่อสร้างความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกัน เมื่อสนิทกันที่จะคุยกัน การติดต่อประสานงานก็จะง่าย ไม่ตั้งป้อมซึ่งกันและกัน 

    12.    ต้องสร้างกติกาในการทำงานร่วมกัน คือจริงใจ ไม่โทษว่าใครผิด ผิดเป็นครู ห้ามใช้อารมณ์โกรธใส่กัน 

    13.    หาวิธีการสร้างทีมงาม เพื่อให้งานสำเร็จง่ายขึ้นเนื่องจากการรวมพลังกัน 

    14.    จัดให้มีสถานที่ค้นคว้า เช่นหนังสือ เพื่อเป็นคู่มือแก้ปัญหา หรือมีฐานข้อมูลเว็บ 

    15.    จัดทำ Knowledge Sharing และมีทีมผู้เชี่ยวชาญคอยให้คำแนะนำ เมื่อมีปัญหางานจะได้แก้ไขได้ง่ายขึ้นเร็วขึ้น

    16.   งานเล่นๆ หรือบันเทิงอย่าทำให้ยากเดี๋ยวจะทุกข์ใจ ขนาดเล่นๆ ยังเอาจริงเอาจังขนาดนี้เชียวหรือ ปล่อยให้เป็นไปตามธรรมชาติ 

    17.   พยายามใช้ภาพในการสื่อสารให้มากที่สุด เหมือนเด็กที่วาดรูป โรงงาน-สังคม-สิ่งแวดล้อม     ลงในภาพเดียวกัน ซึ่งจะสื่อสารได้มาก

    การทำงานให้ตัวเองง่ายแต่ทุกข์ใจคนอื่น 

    ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นอุปสรรคต่อการบริหารงานแบบเรียบง่ายสบายใจ ต้องพยายามหลีกเลี่ยง 

    1.       ลดงานของการบุคคลในการเช็คล่วงเวลา แต่ให้ผู้จัดการแผนกตรวจสอบแทน 

    2.       เอาความอยากรู้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้ตัวเองสะดวก แต่ต้องให้คนอื่นทำงานซ้ำๆซากๆ หลายๆ ครั้ง

    3.       ผู้จัดการส่วน ทำตัวเป็นบุรุษไปรษณีย์ คือนายสั่งมา ผู้จัดการส่วนก็สั่งไป ให้ลูกน้องทำ เกือบทุกเรื่อง 

    การทำงานให้มีความสุขสบายใจ 

    1.       สร้างบรรยากาศสบายๆ ในการทำงานวันศุกร์ โดยใส่เสื้อยึดทำงาน 

    2.       ขณะทำงานให้เปิดเพลงเบาๆ 

    3.       ทุกเช้ามาออกกำลังกายพร้อมกัน 10 นาที

    4.       แต่งเพลงมาร์ชประจำบริษัท เพื่อปลุกขวัญและกำลังใจ 

    5.       จัดให้มีที่ปรึกษาทางจิตวิทยา (Counselor) เพื่อขจัดทุกข์ ลดความเครียด ความคับข้องใจให้กับพนักงาน

    6.       จัดบอร์ดประกาศให้สวยงาม ฉีกแนวบ้าง อาจมีการประกวดบอร์ด 

    7.       ให้แต่ละแผนกหรือแต่ละกลุ่มงานมีบอร์ดตัวเอง 

    8.       จัดงานร่วมร้องเพลงด้วยกัน

    9.       จัดแข่งกีฬาระหว่างพนักงาน 

    10.    มีกล่องรับความคิดเห็น 

    11.     ดูแลสวัสดิการของพนักงานตามสมควรมีสถานที่ทำงาน สถานพยาบาล น้ำดื่ม ห้องน้ำ ห้องส้วม ที่ทำงานสะอาด ปราศจากฝุ่น เสียง การสั่นสะเทือน และกลิ่นเหม็น

    ขั้นตอนการบริหารแบบเรียบง่ายสบายใจ 

    1.       กรรมการผู้จัดการประกาศนโยบายการทำงานแบบเรียบง่ายสบายใจ

    2.       ให้ทีมงานเรียบง่าย สบายใจ ให้นิยามคำว่าเรียบง่าย มีความหมายอย่างไร สบายใจ หมายถึงอะไร และคำว่าเรียบง่าย สบายใจในเชิงบูรณาการ มีความหมายอย่างไร 

    3.       ให้ทีมงานกำหนดสถานะปัจจุบันว่า 

    (1)    มีงานอะไรบ้างที่ง่ายอยู่แล้ว

    (2)     มีงานอะไรบ้างที่ยุ่งยากซับซ้อน ให้มาทบทวนว่าจะจัดการให้มันง่ายหรือไม่ หรือชะลอไว้ก่อน

    (3)    มีงานอะไรบ้างที่ทำแล้วพนักงานชอบใจสบายใจเป็นส่วนใหญ่

    (4)    มีงานอะไรบ้างที่พนักงานทำแล้ว พนักงานทุกข์ใจ เป็นส่วนใหญ่ และเรื่องนั้นสมควรปรับปรุง (งานบางอย่างแม้พนักงานทุกข์ใจแต่ก็ต้องทำ เช่นการประหยัดพลังงานอาจต้องถอยไปเริ่มที่การสร้างศรัทธาในงานก่อน) 

    4.       กำหนดให้มีเจ้าภาพเรียบง่ายสบายใจ ที่อาวุโสหน่อยและมีมนุษย์สัมพันธ์ดี คอยสร้างวัฒนธรรมองค์กรใหม่ เช่น

    Ø  เที่ยงแล้ว ให้ชวนกันไปกินข้าวด้วยกัน 

    Ø  เย็นวันพุธ ห้ามทำงานต่อจนดึก ให้ไปเล่นกีฬาด้วยกัน

    Ø  คนเก่าไปคนใหม่มาก็ให้จัดงานเลี้ยงส่ง เลี้ยงรับ 

    Ø  พยายามพาผู้บริหารระดับกลางและระดับล่างไปพบปะแนะนำผู้บริหารระดับสูง จนพอที่จะจำได้ จะได้ประเมินผลได้ง่าย

    (1)          วางแผนและจัดผู้รับผิดชอบ เพื่อแก้ปัญหาข้อ 3.2 และข้อ 3.4

    (2)          จัดงานแสดงผลงานที่ได้จากการทำงาน แบบเรียบง่ายสบายใจ ที่กระจายไปยังทุก ๆ   ส่วนทุก ๆ แผนก 

    (3)          จัดให้มีการอบรมให้ความรู้ถึงเทคนิคการทำงานอย่างเรียบง่ายสบายใจ

    บทส่งท้าย

             หากท่านที่ยังงงๆ อยู่กับการบริหารงานแบบเรียบง่ายสบายใจ ก็ให้ไปอ่านหนังสือเรื่อง “องค์กรปลา (Fish Organization)” ก็จะทราบแนวคิดได้ดีเพราะคล้ายๆ กัน สัญลักษณ์ความเรียบง่ายอาจเป็น กล้วยหนึ่งหวี หัวหมู ไข่ต้ม สัญลักษณ์สบายใจอาจเป็น ไมโครโฟน น้ำดื่ม ส่งโค๊กส่งยิ้ม รูปแปะยิ้มก็ได้ จะพัฒนาความเรียบง่ายสบายใจในทุก ๆ งานได้อย่างไร อาจต้องทำไปคิดไป ตลอดจนต้องหาความสัมพันธ์ให้ได้ว่า ความเรียบง่ายสบายใจส่งผลต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจได้อย่างไรและเท่าไร 

                      ได้อ่านแล้วได้แนวคิดใหม่ ๆ  แบบสบายใจดีไมค่ะ  คงพอลดความเครียดในการบริหารงานลงได้บ้าง ส่วนเดือนนี้ต้องขอตัวก่อนค่ะ   สวัสดีค่ะ

     




  • CONTACT :   Barommaratchachonnani Road. Sala thammasop, Taweewatana,

    Bangkok 10170 .

            Phone :  02-888-3595

    Cell  phone :  064-265-4935 , 095-326-2326 , 082-593-4556

    Fax: 0-2888-3595

    Email : nstc.training@gmail.com , nstc.nextsteptrainingcenter@gmail.com , bbowonkulpa@gmail.com  


    1261058 ผู้เข้าเยี่ยมชม iWebPack